Gestão Documental

Quem atendemos:

Áreas comerciais, jurídicas, compras e demais departamentos que pesquisam, controlam e gerenciam contratos de clientes e fornecedores.

Problemas que resolvemos:

Controle dos contratos e seus anexos e aditivos: da criação ao controle da via assinada.
Controle de prazos, vigência, reajustes e demais eventos.

Como resolvemos:

Digitalização dos contratos existentes e guarda digital com seus controles: acesso à última versão válida.
Fluxo para criação de contratos com participantes e aprovadores.

Vantagens:

Uma única busca resulta em uma visão geral do contrato.
Segurança de que todas as informações empregadas na versão final serão documentadas.
Certeza de que todas as ações tomadas serão baseadas na última versão do contrato.
Criação imediata da informação no repositório central.

Quem atendemos:

Departamentos pessoais, principalmente de empresas que gerenciam prontuários de vários colaboradores (ex.: contact center, construtoras, empresas de serviços).

Problemas que resolvemos:

Demora em processos de admissão e demissão.
Riscos trabalhistas com controle de documentação e de segurança do trabalho.

Como resolvemos:

Digitalização distribuída dos documentos e guarda digital com fácil acesso e seus controles: check list, gestão de documentos faltantes, vencimento de documentos e exames periódicos.
Fluxo para processos de admissão, demissão e controles de documentos obrigatórios.

Vantagens:

Acesso fácil e rápido à documentação de um colaborador e à situação dos documentos quanto a prazos e conformidades.
Redução dos custos com malotes, cópias e arquivamento físico de documentos. Redução de riscos trabalhistas: rápida identificação de documentos obrigatórios faltantes, permitindo a tomada de ações corretivas. Maior agilidade na aprovação, evitando que documentos físicos fiquem circulando por várias áreas da empresa.

Quem atendemos:

Empresas financeiras, de varejo, telefonia móvel, locadoras de veículos e outras que demandem aprovação de crédito pessoal para contratos e/ou emissão de cartões private label.

Problemas que resolvemos:

Demora no processo de concessão de crédito, evitando ainda fraudes e contestação judicial.

Como resolvemos:

Digitalização distribuída dos documentos e guarda digital com fácil acesso e seus controles: check list, gestão de documentos faltantes, vencimento de documentos e exames periódicos.
Fluxo para processos de análise de documentos e propostas e relatórios para fins de auditoria.

Vantagens:

Redução dos custos com cópias de documentos e serviços de malote.
Maior fidelização: o cliente tem o crédito aprovado na hora, agilizando o processo.
Redução de fraudes: análise feita por meio de imagens dos documentos, permitindo à área de análise de fraudes validar foto e cores dos documentos (digitalização colorida).
Maior segurança na concessão de crédito.
Comprovação em casos de contestação judicial.

Quem atendemos:

Departamentos de empresas e escritórios de advocacia que precisam pesquisar, controlar e gerenciar seus processos legais.

Problemas que resolvemos:

Demora na busca por processos e compartilhamento dos mesmos por mais de uma pessoa ao mesmo tempo.
Controle de prazos, vigência e demais eventos.

Como resolvemos:

Digitalização dos processos, convertendo do papel para eletrônico.
Fluxo para criação de processos com controle de documentos.

Vantagens:

Uma única busca resulta na localização de todo o processo e cada um dos documentos que o compõem, independente se a origem do documento é física ou eletrônica.
Redução de custo com cópias, reimpressões e espaço físico.
Localização rápida e fácil de informações presentes nos processos (eliminação da necessidade de procurar uma determinada informação página por página).
Controle de prazos: o sistema informa automaticamente os advogados sobre o vencimento de documentos e outros eventos evitando a perda de prazos.

Quem atendemos:

Empresas do setor de saúde e hospitais que pesquisam, controlam e gerenciam prontuários de pacientes e documentação associada.

Problemas que resolvemos:

Demora na busca por prontuários e compartilhamento dos mesmos por mais de uma pessoa ao mesmo tempo.
Registro de informações em um único ponto com controle.

Como resolvemos:

Digitalização dos prontuários, convertendo do papel para eletrônico.
Fluxo para adição de novos documentos e criação de processos com controle de documentos.

Vantagens:

Rapidez e eficácia: uma única busca resulta na localização de todo o prontuário do paciente e cada um dos documentos que o compõem.
Consulta em qualquer lugar e a qualquer hora: com os documentos armazenados digitalmente, a pesquisa pode ocorrer via Web.
Padronização no arquivamento, possibilitando maior controle de acesso aos prontuários médicos, reduzindo perdas de documentos e ajudando no combate contra as glosas médicas

Quem atendemos:

Empresas de qualquer segmento em que o recebimento de mercadorias e serviços é feito de forma descentralizada, gerando trâmite de notas fiscais, boletos e recibos entre várias localidades.

Problemas que resolvemos:

Extravio de documentos de pagamento que geram atrasos, pagamento de juros e multa, ou ainda, suspensão do serviço.
No caso de documentos fiscais elimina-se as autuações fiscais.

Como resolvemos:

Digitalização distribuída dos documentos e guarda digital com fácil acesso e seus controles.
Fluxo para processos de recepção física e fiscal, validação junto à SEFAZ e Prefeituras, inserção de informações no ERP e escrituração de documentos fiscais.

Vantagens:

Resolve problemas de extravio e não pagamento de notas, eliminando pagamento de multas e juros por atraso.
Redução do manuseio de papéis nas áreas de contabilidade e fiscal, dando mais agilidade e rapidez na resolução de problemas.
Maior confiabilidade dos dados inseridos no sistema.
Redução/eliminação das divergências entre documentos físicos e eletrônicos.
Total rastreabilidade do processo. Maior clareza na provisão de fluxo de caixa.

Quem atendemos:

Empresas de logística ou outras que devem comprovar a entrega de mercadorias onde a captura é feita de forma centralizada ou descentralizada, gerando diferencial ao serviço prestado aos clientes contratantes.

Problemas que resolvemos:

Extravio de comprovantes de entrega.
Atrasos na comprovação exigida pelo cliente

Como resolvemos:

Digitalização centralizada ou distribuída dos comprovantes e guarda digital com fácil acesso e seus controles.
Possibilidade de integração com aplicações dos clientes

Vantagens:

Resolve problemas de extravio e necessidade de comprovação imediata.
Redução do manuseio de papéis nas áreas de contabilidade e fiscal, dando mais agilidade e rapidez na resolução de problemas.
Maior confiabilidade dos dados inseridos no sistema.
Pronto atendimento de questionamentos no SAC com redução das reclamações.
Total rastreabilidade do processo